Flottenmanagement im Skigebiet: Wie die Weisse Arena Gruppe ihre Fahrzeugflotte digital plant

Eine Maschine wird gebraucht. Doch wo steht sie gerade? Ist sie verfügbar? Wer ist für den nächsten Einsatz eingeplant? In einem Berggebiet von rund 100 km² wird jede fehlende Information schnell zur zusätzlichen Rückfrage. Gleichzeitig unterscheiden sich Sommer- und Wintersaison deutlich: Fahrzeuge werden für andere Aufgaben benötigt, Auslastungen verschieben sich und zeitweise kommen Mietfahrzeuge hinzu.

Die Weisse Arena Gruppe nutzt Findmee, um Fahrzeuge und Baumaschinen über eine gemeinsame Plattform zu planen, zu lokalisieren und ihren Einsätzen zuzuordnen. Reservationen, Mitarbeitende, Projekte und Kostenstellen laufen zentral zusammen. Standort- und Sensordaten ergänzen diese Planung. Damit entsteht eine durchgängige Informationsbasis vom geplanten Einsatz über die Fahrzeugübergabe bis zum Rapport und zur internen Verrechnung.

Diese Erfolgsgeschichte zeigt, wie digitales Flottenmanagement im Skigebiet im Arbeitsalltag eingesetzt wird und weshalb der Nutzen nicht bei einem Punkt auf der Karte endet.

30 Jahre

Seit 1996

Bis zu 1’450

Mitarbeitende im Winter

3 Module

Disposition, Tracking & Rapportierung

Die Weisse Arena Gruppe auf einen Blick

Die Weisse Arena Gruppe ist eine integrierte Dienstleistungsunternehmung in der Tourismus- und Freizeitbranche mit Sitz in Laax. Sie verbindet Angebote rund um Bergbahnen, Hotellerie, Gastronomie, Sport, Vermietung und Unterricht am Berg. Der Betrieb erstreckt sich über Winter und Sommer und umfasst unterschiedliche Gesellschaften, Teams und Einsatzbereiche.

Für den Pisten- und Rettungsdienst sowie weitere betriebliche Aufgaben bedeutet das: Fahrzeuge und Baumaschinen müssen in einem weitläufigen Gebiet verfügbar sein, zuverlässig funktionieren und dem richtigen Einsatz zugeordnet werden. Ein Fahrzeug kann heute für ein Projekt reserviert sein und morgen an einem anderen Ort benötigt werden. Dazu kommen saisonale Bedarfsspitzen, unterschiedliche Kostenstellen und Subunternehmen mit eigenen Zuständigkeiten.

Je grösser das Gebiet und je mehr Beteiligte mitarbeiten, desto weniger genügt eine Planung, die auf einzelnen Listen, Telefonaten oder persönlichen Rückfragen beruht. Entscheidend ist eine gemeinsame, aktuelle Sicht auf Ressourcen und Einsätze.

Die Ausgangslage im weitläufigen Berggebiet

Im täglichen Betrieb müssen Verantwortliche mehrere Fragen gleichzeitig beantworten: Wo befindet sich ein Fahrzeug? Ist es am gewünschten Termin verfügbar? Wer übernimmt es? Welchem Projekt wird der Einsatz zugeordnet? Wurde bei der letzten Rückgabe ein Schaden festgestellt? Und wie wird die Nutzung später intern verrechnet?

Wenn diese Angaben an verschiedenen Orten gepflegt werden, entstehen Medienbrüche. Eine Reservation steht im Kalender, der Standort ist nur einer Person bekannt und der Rapport folgt später über einen separaten Kanal. Schon eine kleine Abweichung kann neue Abklärungen auslösen. Besonders anspruchsvoll wird das, wenn Fahrzeuge zwischen Bereichen wechseln oder externe Unternehmen beteiligt sind.

Die Weisse Arena Gruppe wollte deshalb die Fahrzeugdisposition, die Standortübersicht und die Rapportierung enger verbinden. Findmee bildet diese Abläufe in drei aufeinander abgestimmten Modulen ab.

Fahrzeuge und Mitarbeitende zentral disponieren

Mit dem Findmee-Dispositionsmodul plant die Weisse Arena Gruppe ihre Fahrzeugflotte zentral. Reservationen, Fahrzeuge und Mitarbeitende werden in einer gemeinsamen Übersicht zusammengeführt. Verantwortliche erkennen, welche Ressourcen für einen Zeitraum eingeplant sind und wo noch Kapazität vorhanden ist.

Diese Übersicht hilft bei kurzfristigen Fragen ebenso wie bei der saisonalen Vorbereitung. Wird ein Fahrzeug für einen bestimmten Einsatz benötigt, lässt sich prüfen, ob es verfügbar ist und welche Person dafür vorgesehen wurde. Die Information bleibt für die beteiligten Stellen nachvollziehbar, ohne dass jede Änderung einzeln weitergegeben werden muss.

Für den Betrieb zählt dabei nicht nur die Zahl der vorhandenen Fahrzeuge. Relevant ist, wie stark sie tatsächlich verplant sind. Die zentrale Disposition macht Überschneidungen sichtbar und schafft eine gemeinsame Grundlage für die nächste Einsatzentscheidung.

Auslastung als Grundlage für die Sommerplanung

In den Sommermonaten verändert sich der Fahrzeugbedarf. Für Arbeiten im Gebiet können zusätzliche Mietfahrzeuge erforderlich sein. Ohne verlässliche Auslastungsdaten ist jedoch schwer zu beurteilen, ob weitere Fahrzeuge wirklich benötigt werden oder ob die bestehende Flotte anders eingeplant werden kann.

Findmee zeigt die Auslastung der Flotte in der zentralen Planung. Die Weisse Arena Gruppe kann dadurch fundierter einschätzen, wie viele zusätzliche Mietfahrzeuge sie für die Sommersaison tatsächlich braucht. Die Software trifft diese Entscheidung nicht automatisch. Sie stellt die Informationen bereit, mit denen die Verantwortlichen Bedarf, Verfügbarkeit und geplante Einsätze vergleichen können.

Das ist wichtig, weil eine geringe Auslastung nicht zwingend bedeutet, dass ein Fahrzeug überflüssig ist. Reservefahrzeuge, Spezialaufgaben oder notwendige Wartungsfenster müssen weiterhin berücksichtigt werden. Eine sichtbare Auslastung ersetzt diese fachliche Beurteilung nicht, verbessert aber ihre Datengrundlage.

Standorte und Fahrzeugdaten im Blick behalten

Die Fahrzeuge der Weissen Arena Gruppe wurden mit Findmee-Geräten ausgestattet. Über das Findmee-Trackingmodul werden Standort- und Sensordaten automatisch erfasst und zentral dargestellt. Verantwortliche können Fahrzeugstandorte und Fahrten einsehen, ohne die Information über mehrere Personen zusammensuchen zu müssen.

Aktuelle Kilometerstände unterstützen den Umgang mit Mietfahrzeugen. Wenn vertraglich vereinbarte Kilometergrenzen relevant sind, lässt sich die bisherige Nutzung rechtzeitig prüfen. Bei Elektrofahrzeugen hilft die Restreichweite bei der Tourenplanung. So kann vor einem Einsatz beurteilt werden, ob die verfügbare Reichweite zur geplanten Strecke passt.

Die Plattform bildet nicht einfach möglichst viele Daten ab. Entscheidend ist, dass die Angaben eine konkrete betriebliche Frage beantworten. Standort, Kilometerstand und Restreichweite gehören deshalb direkt in den Zusammenhang von Planung und Einsatz.

Berechtigungen für getrennte Verantwortungsbereiche

In einem Betrieb mit verschiedenen Gesellschaften und Subunternehmen darf nicht jede Person automatisch alle Fahrzeuge sehen. Findmee unterstützt individuelle Berechtigungen. Bei der Weissen Arena Gruppe kann dadurch jedes Subunternehmen auf die eigene Flotte beschränkt werden.

Die zentrale Plattform bleibt erhalten, während die sichtbaren Informationen zur jeweiligen Aufgabe passen. Das erleichtert die Zusammenarbeit, weil Verantwortlichkeiten nicht durch unübersichtliche Gesamtlisten verwischt werden. Gleichzeitig müssen sensible Standort- und Einsatzdaten nicht unnötig breit zugänglich sein.

Ein wirksames Berechtigungskonzept beginnt dennoch ausserhalb der Software. Rollen, Zuständigkeiten und notwendige Zugriffe müssen im Betrieb festgelegt und bei Veränderungen angepasst werden. Findmee bildet diese Regeln anschliessend in der Plattform ab.

Übergabe und Rückgabe mit dokumentiertem Zustand

Ein Fahrzeugwechsel ist ein wichtiger Übergabepunkt. Bei jeder Übernahme und Rückgabe bestätigen die Mitarbeitenden den Fahrzeugzustand. Dadurch wird festgehalten, ob neue Schäden festgestellt wurden. Entdeckte Schäden lassen sich direkt in Findmee dokumentieren und an die Werkstatt weiterleiten.

Der Ablauf schafft Klarheit für die übernehmende Person, die Disposition und die Werkstatt. Statt erst später zu klären, wann eine Beschädigung aufgefallen ist, wird der Zustand am Übergabezeitpunkt erfasst. Für die nächste Planung ist zudem früh sichtbar, ob ein Fahrzeug geprüft oder repariert werden muss.

Das Findmee-Wartungsmodul verbindet solche Meldungen mit den weiteren Werkstatt- und Serviceprozessen. Entscheidend bleibt eine einfache Routine: Zustand prüfen, Abweichung dokumentieren und die zuständige Stelle informieren.

Aufprallerkennung beschleunigt die erste Abklärung

Die verbauten Findmee-Geräte erkennen starke Aufpralle und ungewöhnliche Erschütterungen. Bei einem relevanten Ereignis erstellt das System eine Schadenmeldung zur Prüfung. Der Vorfall wird nachvollziehbar dokumentiert und kann rasch an die Werkstatt weitergeleitet werden.

Eine solche Meldung ist keine automatische Schadendiagnose. Sie macht ein auffälliges Ereignis sichtbar und stösst die betriebliche Prüfung an. Die verantwortliche Person beurteilt anschliessend, was passiert ist und welche Massnahme notwendig wird. Der Vorteil liegt in der schnellen Information und im dokumentierten Ablauf.

Früh erkannte Auffälligkeiten können helfen, mögliche Folgeschäden oder längere Ausfälle zu vermeiden. Zugleich bleibt nachvollziehbar, wann das Ereignis registriert und wie darauf reagiert wurde.

Einsätze automatisch Projekten und Kostenstellen zuordnen

Nach dem Einsatz folgt die Rapportierung. Die Einsatzzeiten von Fahrzeugen, Baumaschinen und Mitarbeitenden werden mit dem Findmee-Rapportierungsmodul dem richtigen Projekt und der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet.

Damit schliesst sich die Verbindung zwischen Fahrzeug, Einsatz, Rapport und Buchung. Informationen, die während des Einsatzes entstehen, müssen nicht erneut aus verschiedenen Aufzeichnungen zusammengesetzt werden. Das reduziert den manuellen Rapportierungsaufwand und vermeidet Rückfragen zu unklaren Zuordnungen.

Für die Weisse Arena Gruppe ist diese Projektzuordnung besonders wertvoll, weil sie eine nachvollziehbare Grundlage für die interne Verrechnung innerhalb der Unternehmensgruppe schafft. Die beteiligten Stellen können auf dieselben Einsatzinformationen zurückgreifen. Wie Kosten verbucht werden, richtet sich weiterhin nach den internen Regeln; Findmee liefert dafür die zugeordneten Daten.

Wie Maschinen- und Einsatzdaten in einem durchgängigen Ablauf erfasst werden, vertieft der Beitrag Maschinenkosten auf Baustellen richtig erfassen.

Mit Findmee effizient durch jede Saison

Für Corsin Clopath, Leiter Pisten- und Rettungsdienst, liegt der Wert der Lösung im Zusammenspiel der einzelnen Abläufe:

Mit Findmee haben wir unsere Fahrzeugflotte jederzeit im Blick und können sie deutlich effizienter planen. Reservationen, Mitarbeitende, Projekte und Kostenstellen werden zentral zusammengeführt. Gleichzeitig sehen wir Standorte, Kilometerstände und Auslastung und können besser beurteilen, wie viele zusätzliche Fahrzeuge wir tatsächlich benötigen. Besonders wertvoll ist die automatische Zuordnung der Einsatzzeiten von Fahrzeugen und Mitarbeitenden zum richtigen Projekt. Das reduziert unseren administrativen Aufwand und schafft eine transparente Grundlage für die interne Verrechnung. Auch Schäden werden direkt dokumentiert, starke Aufpralle automatisch erkannt und Meldungen rasch an die Werkstatt weitergeleitet. So sparen wir Zeit, vermeiden unnötige Kosten und setzen unsere Flotte optimal ein.

Corsin Clopath, Leiter Pisten- und Rettungsdienst

Die Zusammenarbeit mit Corsin Clopath, Alicia Martinez, Reto Gurtner und dem gesamten Team der Weissen Arena Gruppe zeigt, wie eine digitale Lösung an den tatsächlichen Betriebsablauf angepasst wird. Die Funktionen greifen dort ineinander, wo im Alltag Übergaben stattfinden: zwischen Planung und Einsatz, zwischen Fahrzeug und Mitarbeitenden sowie zwischen Rapport und Buchung.

Was andere Bergbahn- und Tourismusbetriebe daraus ableiten können

Ein digitales Flottenmanagement beginnt mit den Fragen, die im Betrieb zuverlässig beantwortet werden müssen. Für weitläufige Berggebiete sind fünf Punkte besonders relevant:

• Eine gemeinsame Disposition für Fahrzeuge, Mitarbeitende und Zeiträume
• Eine aktuelle Standortübersicht mit den für den Einsatz nötigen Fahrzeugdaten
• Klare Berechtigungen für Gesellschaften, Teams und Subunternehmen
• Ein verbindlicher Ablauf für Übergabe, Rückgabe und Schadenmeldung
• Eine eindeutige Zuordnung der Einsatzzeiten zu Projekten und Kostenstellen

Diese Punkte sollten nicht getrennt eingeführt werden. Wenn die Disposition nichts über den Zustand weiss oder der Rapport keinen Bezug zum geplanten Einsatz hat, bleiben Rückfragen bestehen. Der Nutzen entsteht durch die Verbindung der Informationen und durch klare Verantwortlichkeiten im Betrieb.